Network
INFOTEMANGGUNG.COM - Berikut merupakan pembahasan tentang kegiatan apa sajakah yang dilakukan pada penyusutan arsip?
Kegiatan apa sajakah yang dilakukan pada penyusutan arsip?
Mari disimak sebagai berikut pembahasannya.
Kegiatan Apa Sajakah yang Dilakukan pada Penyusutan Arsip?
Pada kegiatan penyusutan arsip, beberapa hal yang umum dilakukan meliputi:
1) Seleksi Arsip
Melakukan seleksi terhadap arsip-arsip yang tidak lagi relevan atau tidak memiliki nilai historis atau hukum yang penting.
Dokumen-dokumen ini dapat dihapus atau dimusnahkan sesuai dengan kebijakan penyimpanan dan retensi arsip yang berlaku.
2) Pemilahan dan Pengelompokan
Mengklasifikasikan arsip-arsip yang akan disusutkan berdasarkan kategori atau jenisnya.
Hal ini mempermudah proses penyusutan dan memungkinkan pengelompokan arsip yang serupa agar dapat diperlakukan secara efisien.
3) Identifikasi Tanggal
Menentukan tanggal atau rentang waktu saat arsip dapat disusutkan.
Baca Juga: Jelaskanlah Keuntungan serta Kerugiannnya Bagi Sebuah Kantor yang Berkategori Kecil
Ini tergantung pada kebijakan organisasi atau peraturan yang mengatur penyimpanan dan retensi arsip.
4) Pembuatan Daftar Arsip
Membuat daftar atau inventarisasi arsip-arsip yang akan disusutkan.
Daftar ini mencakup informasi tentang arsip, seperti judul, nomor, tanggal, dan jenis arsip.
5) Pelaksanaan Penyusutan
Melakukan tindakan fisik untuk menyusutkan arsip-arsip yang telah ditentukan.
Baca Juga: Sesuai untuk Apa Saja Penerapan dari Kodifikasi Sederhana Tersebut?
Hal ini dapat dilakukan dengan menghancurkan dokumen fisik menggunakan mesin penghancur kertas atau melalui proses digitalisasi dan penghapusan file elektronik yang tidak diperlukan.
6) Dokumentasi Penyusutan
Mencatat proses penyusutan yang telah dilakukan, termasuk tanggal penyusutan, daftar arsip yang disusutkan, dan metode yang digunakan.
7) Pengaturan Pemusnahan Aman
Jika ada arsip yang dihancurkan secara fisik, pastikan untuk mengatur pemusnahan yang aman dan sesuai dengan kebijakan privasi dan keamanan data yang berlaku.
Ini termasuk penghapusan informasi pribadi atau sensitif secara permanen agar tidak dapat dipulihkan.
8) Verifikasi dan Audit
Melakukan verifikasi dan audit berkala terhadap proses penyusutan arsip untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan yang berlaku.
Baca Juga: Apa yang Dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip?
Hal ini juga membantu dalam mengevaluasi efektivitas dan efisiensi dari proses penyusutan arsip.
Perlu diingat bahwa kegiatan penyusutan arsip harus dilakukan sesuai dengan kebijakan, peraturan, dan regulasi yang berlaku di wilayah atau organisasi yang bersangkutan.***
Dapatkan informasi terbaru terkait dunia pendidikan dengan bergabung di grup telegram kami. Mari bergabung di Grup Telegram dengan cara klik tombol dibawah ini:
Kamu juga bisa request kunci jawaban atau info lainnya dengan topik pendidikan.
