Network
3) Identifikasi Tanggal
Menentukan tanggal atau rentang waktu saat arsip dapat disusutkan.
Baca Juga: Jelaskanlah Keuntungan serta Kerugiannnya Bagi Sebuah Kantor yang Berkategori Kecil
Ini tergantung pada kebijakan organisasi atau peraturan yang mengatur penyimpanan dan retensi arsip.
4) Pembuatan Daftar Arsip
Membuat daftar atau inventarisasi arsip-arsip yang akan disusutkan.
Daftar ini mencakup informasi tentang arsip, seperti judul, nomor, tanggal, dan jenis arsip.
5) Pelaksanaan Penyusutan
Melakukan tindakan fisik untuk menyusutkan arsip-arsip yang telah ditentukan.
Baca Juga: Sesuai untuk Apa Saja Penerapan dari Kodifikasi Sederhana Tersebut?
Hal ini dapat dilakukan dengan menghancurkan dokumen fisik menggunakan mesin penghancur kertas atau melalui proses digitalisasi dan penghapusan file elektronik yang tidak diperlukan.
6) Dokumentasi Penyusutan
Mencatat proses penyusutan yang telah dilakukan, termasuk tanggal penyusutan, daftar arsip yang disusutkan, dan metode yang digunakan.
7) Pengaturan Pemusnahan Aman
Jika ada arsip yang dihancurkan secara fisik, pastikan untuk mengatur pemusnahan yang aman dan sesuai dengan kebijakan privasi dan keamanan data yang berlaku.
