Jelaskanlah Keuntungan serta Kerugiannnya Bagi Sebuah Kantor yang Berkategori Kecil

INFOTEMANGGUNG.COM – Jelaskanlah keuntungan serta kerugiannnya bagi sebuah kantor yang berkategori kecil atau yang memiliki berkas arsip sekitar 50 arsip. Sistem kodifikasi sederhana biasa digunakan pada sistem adalah berkas 01, berkas 02, dan seterusnya.

Jelaskanlah keuntungan serta kerugiannnya bagi sebuah kantor yang berkategori kecil atau yang memiliki berkas arsip sekitar 50 arsip.

Sistem kodifikasi sederhana biasa digunakan pada sistem adalah berkas 01, berkas 02, dan seterusnya.

Soal

Baca Juga: Dalam Teori Permintaan Uang Ada Pendapat yang Menjelaskan Tentang Bagaimana Uang Beredar dalam Masyarakat

Jelaskanlah keuntungan serta kerugiannnya bagi sebuah kantor yang berkategori kecil atau yang memiliki berkas arsip sekitar 50 arsip. Sistem kodifikasi sederhana biasa digunakan pada sistem adalah berkas 01, berkas 02, dan seterusnya.

Pembahasan Jawaban

Sebuah kantor kecil dengan sekitar 50 arsip memiliki keuntungan dan kerugian dalam menggunakan sistem kodifikasi sederhana seperti berkas 01, berkas 02, dan seterusnya.

Berikut adalah beberapa poin yang perlu diperhatikan:

1) Keuntungan:

» Simplicity

Sistem kodifikasi sederhana dengan menggunakan angka berurutan seperti berkas 01, berkas 02, dan seterusnya, sangat mudah dipahami dan diterapkan.

Baca Juga: Kondisi yang Dihadapi Indonesia di Atas Disebut Apa? Dan Masuk Kategori Tingkat yang Mana Keadaan Tersebut

Ini mengurangi kompleksitas dalam pengorganisasian dan pencarian arsip.

» Biaya Rendah

Dengan menggunakan sistem sederhana, kantor kecil dapat menghemat biaya yang terkait dengan implementasi sistem yang lebih kompleks.

Tidak diperlukan investasi yang signifikan dalam perangkat lunak atau peralatan khusus.

» Mudah Dipelajari

Para staf baru dapat dengan cepat memahami dan menguasai sistem kodifikasi sederhana.

Baca Juga: Pajak Internasional adalah Kesepakatan Perpajakan yang Berlaku di Antara Negara yang Mempunyai Persetujuan

Dalam kantor kecil, di mana seringkali terdapat pergantian staf, ini dapat menjadi aset berharga karena mempercepat proses adaptasi.

2) Kerugian:

» Keterbatasan Kapasitas

Sistem kodifikasi sederhana seperti berkas 01, berkas 02, dan seterusnya memiliki batasan dalam hal kapasitas.

Baca Juga: Berikut adalah Skema Klasifikasi Bisnis yang Berasal dari Fungsi dan Tugas Kementerian Pekerjaan Umum

Dalam jangka panjang, jika jumlah arsip terus bertambah, mungkin sulit untuk mengelola dan mengidentifikasi arsip secara efisien hanya dengan menggunakan angka berurutan.

» Kesulitan Pencarian

Ketika jumlah arsip meningkat, pencarian dan identifikasi berkas mungkin menjadi lebih rumit.

Jika tidak ada keterangan atau indeks tambahan yang disertakan, memerlukan waktu lebih lama untuk menemukan dokumen yang spesifik.

» Risiko Kehilangan

Dalam sistem kodifikasi sederhana ini, jika satu berkas hilang atau tertukar, mungkin sulit untuk melacaknya kembali ke tempatnya yang sebenarnya.

Risiko kehilangan arsip atau kesalahan pengarsipan dapat meningkat karena kurangnya sistem yang terorganisir.

Baca Juga: Buatlah Klasifikasi Alfanumerik untuk arsip yang Dikelola dalam Lingkup Pemerintahan Desa Berikut Ini

Dalam beberapa kasus, menggunakan sistem kodifikasi yang lebih kompleks, seperti menggunakan kategori berdasarkan subjek, tanggal, atau kode unik lainnya, mungkin lebih efektif untuk mengelola dan mencari arsip dalam jangka panjang.

Namun, dalam konteks kantor kecil dengan jumlah arsip yang relatif sedikit, sistem kodifikasi sederhana seperti berkas 01, berkas 02, dan seterusnya, dapat memberikan solusi yang praktis dan hemat biaya.***

Dapatkan informasi terbaru terkait dunia pendidikan dengan bergabung di grup telegram kami. Mari bergabung di Grup Telegram dengan cara klik tombol dibawah ini:

Gabung Grup Telegram

Kamu juga bisa request kunci jawaban atau info lainnya dengan topik pendidikan.