INFOTEMANGGUNG.COM – Berikut inilah contoh jawaban jika anda adalah kepala bagian Central File di ANRI, anda memiliki kebijakan memilah dokumen yang diberkaskan dan tidak perlu diberkaskan agar pengelolaan arsip aktif anda menjadi efisien dan efektif.
Studi kasus “kebijakan memilah dokumen yang diberkaskan dan tidak perlu diberkaskan agar pengelolaan arsip aktif anda menjadi efisien dan efektif” ini menarik untuk dibahas.
Yuk perhatikan pembahasan “kebijakan memilah dokumen yang diberkaskan dan tidak perlu diberkaskan agar pengelolaan arsip aktif anda menjadi efisien dan efektif” ini.
Baca Juga: Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Sebagai Pencipta Arsip Juga Tidak Terlepas dari Kewajiban
Dokumen merupakan suatu rekaman tertulis atau tercetak yang memiliki nilai penting atau berharga sebagai bukti atau keterangan.
Dokumen bisa berupa surat, kontrak, laporan, sertifikat, atau nota, yang semua ini mendokumentasikan informasi yang penting bagi organisasi atau individu.
Keabsahan dan keakuratan dokumen sangat penting untuk menjaga integritas dan kepercayaan dalam segala aspek kehidupan berbagai lembaga dan masyarakat.
Hm, kira-kira apa saja dokumen yang diberkaskan dan tidak perlu diberkaskan agar pengelolaan arsip aktif menjadi efektif.
Untuk teman-teman yang penasaran, yuk simak pembahasan berikut ini.
Soal Lengkap
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai pencipta arsip juga tidak terlepas dari kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip aktif.
Agar informasi yang disediakan untuk kepentingan publik dapat dilakukan secara prima serta efisien dan efektif.
Peraturan Kepala ANRI no. 9 2018 menetapkan pedoman pengelolaan arsip dinamis.
Pedoman ini menjadi acuan baku dalam pengelolaan arsip aktif di lingkungan ANRI.
Pemberkasan Arsip Aktif, dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima.
Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dilaksanakan melalui prosedur pemeriksaan, penentuan indeks, penentuan kode, tunjuk silang (apabila ada), pelabelan dan penyusunan daftar arsip Aktif.
Melalui pedoman tersebut diharapkan semua Arsiparis dan pengelola arsip dapat mengelola arsip aktifnya dengan mengikuti standar kearsipan dan dapat menyediakan informasi yang dikelolanya.
Sumber: https://jdih.anri.go.id Pertanyaan
a. Jika anda adalah kepala bagian Central File di ANRI, anda memiliki kebijakan memilah dokumen yang diberkaskan dan tidak perlu diberkaskan agar pengelolaan arsip aktif anda menjadi efisien dan efektif.
Jelaskan dokumen apa saja yang harus diberkaskan dan dokumen apa saja yang tidak perlu diberkaskan!
Contoh Jawaban
a. Sebagai Kepala Bagian Central File di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), kebijakan pemilahan dokumen yang diberkaskan dan tidak diberkaskan sangat penting untuk menjaga efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip aktif.
Dokumen yang harus diberkaskan meliputi semua surat masuk, baik dari internal maupun eksternal, risalah terkait dengan surat, dan surat keluar.
Ini termasuk juga dokumen-dokumen administrasi seperti keuangan, hukum, dan operasional yang dibuat secara internal.
Pemberkasan dokumen ini tidak hanya untuk memenuhi kebutuhan administratif tetapi juga untuk memastikan bahwa informasi yang tersedia dapat diakses dengan mudah dan aman.
Proses pemberkasan harus ditetapkan dalam prosedur yang jelas dan ditegakkan dengan tegas.
Setiap dokumen yang masuk harus dinilai dengan cermat untuk menentukan apakah perlu diberkaskan berdasarkan kriteria keamanan dan pentingannya bagi operasional ANRI.
Di sisi lain, dokumen yang tidak perlu diberkaskan meliputi dokumen umum dan internal yang tidak mengandung data sensitif atau tidak berhubungan langsung dengan operasional yang kritis.
Contohnya bisa mencakup dokumen-dokumen rutin seperti pemberitahuan internal yang bersifat umum, komunikasi internal yang tidak memiliki dampak signifikan terhadap keamanan atau operasional ANRI.
Pemilahan ini tidak hanya akan membantu dalam mengoptimalkan ruang penyimpanan dan meminimalkan risiko kebocoran informasi, tetapi juga mendukung efisiensi dalam penemuan kembali informasi yang dibutuhkan.
Dengan menerapkan kebijakan ini secara konsisten, ANRI dapat memastikan bahwa arsip aktif yang dikelola sesuai dengan standar kearsipan yang berlaku dan dapat mendukung kegiatan operasional dengan baik.
Selain itu, penting untuk terus memperbarui kebijakan ini sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi dan peraturan terkait keamanan informasi.
Dengan demikian, ANRI dapat menjaga keberlanjutan dan keandalan dalam pengelolaan arsip aktifnya, sekaligus memastikan bahwa informasi yang dikelola tetap tersedia dan terlindungi dengan baik.
Jadi, itulah contoh jawaban terkait kebijakan memilah dokumen yang diberkaskan dan tidak perlu diberkaskan agar pengelolaan arsip aktif menjadi efisien dan efektif.***
Disclaimer:
Kebenaran jawaban diatas tidak mutlak. Jawaban tersebut bersifat terbuka sehingga bisa dieksplorasi lagi lebih lanjut.